Hoe bouw je aan het 'vlak' waar verandering op 'gedragen' wordt ?

draagvlak regelen.jpg
 

De tijd dat in de Nederlandse bedrijfscultuur verandering op een ‘foie gras’ manier werd opgelegd, ligt gelukkig ver achter ons. Tegenwoordig is een management team naast de eigenlijke transitie ook verantwoordelijk voor het creëren van draagvlak.
De versnelling die Jam geeft aan het proces van haar klanten heeft voor een groot deel te maken met het creëren van dit draagvlak. Het Jam-proces gaat over het betrekken van medewerkers, het faciliteren van de dialoog, de neuzen dezelfde kant op krijgen, en een eenduidig gedragen verander-verhaal. 

Eens in de tijd komt er zo’n parel van een opdracht voorbij waar wij Jam’ers van smullen; een organisatie, die midden in een tumultueus verander-traject zat, vroeg ons om te helpen de transitie weer op de rails te krijgen. De urgentie was evident en de consequenties voor medewerkers groot. Vanwege de inhoudelijke kennis was het noodzakelijk de medewerkers aan boord te houden. Echter de MT leden moesten erkennen dat er een valse start was gemaakt. Hierdoor voelden medewerkers zich niet betrokken en was er veel onwil ontstaan omtrent de nieuw te varen koers.

In een notendop; we hebben samen met het MT een strategie plaat ontworpen. Daarna zijn we middels een roadshow langs alle medewerkers gegaan om de schets toe te lichten. Vervolgens hebben we de tijd genomen om hun reacties en standpunten te verzamelen. We hebben met eigen ogen mogen ervaren hoe belangrijk het is om het gesprek aan te gaan met elkaar. 

Graag deel ik 5 inzichten op basis van onze ervaringen omtrent de softe kant van het komen tot een door medewerkers gedragen verandering.

 
 
draagvlak regelen_1.jpg
 
 

Een beknopt en duidelijk verhaal

Het MT  stond voor de groep medewerkers. De weerstand van deze groep was duidelijk af te lezen uit hun lichaamstaal. Een van de managers presenteerde het verhaal, wat regelmatig ondersteund werd door het ‘ja’ knikken van het team, het was duidelijk eenduidig gedragen. Hij begon het verhaal met zichzelf, wat de hele transitie hem persoonlijk deed en hij was eerlijk in het toegeven van de gemaakte fouten. Dat dit de aandacht trok van de toehoorders ontging niemand.
Hij schetste het verhaal en zei dat het een concept betrof. “Dit betekent dat de transitie niet in beton is gegoten. We kunnen niet zonder jullie input!”
Achteraf werd hij geprezen voor zijn eerlijkheid, het begrijpelijk verwoorden van de urgentie en voor het uiteen zetten van een ambitieus aantrekkelijk toekomstbeeld.

Gehoord worden

Er was ruim de tijd genomen om ook de medewerkers aan het woord te laten. De MT leden verdeelden zich over kleine groepjes zodat iedereen aan het woord zou komen. Jam faciliteerde het gesprek. Voorafgaand legden we uit dat we alle input zouden verzamelen om het terug te geven in een beeld dat recht zou doen aan het perspectief van medewerkers.
De veilige sfeer zorgde ervoor dat mensen open waren in het delen van hun standpunten. Alles wat gezegd werd, werd letterlijk opgeschreven wat de bevestiging gaf dat er naar ze geluisterd werd.

 
draagvlak regelen_2.jpg
 

Het gesprek aangaan

“Speak with intention and listen with attention!”

Een uitspraak die de super facilitator Jörgen van der Sloot altijd meegeeft aan deelnemers van zijn workshops. Dat werd hier goed nageleefd en had het juiste effect. Men gaf elkaar de ruimte, vroeg door en was oprecht geïnteresseerd in elkaars perspectief.
Het begrip voor elkaar groeide door de voedingsbodem van ’not making it personal’. Doordat het gesprek verliep via de tekening aan de muur was er geen sprake van vingerwijzingen en werd niemand in de verdediging gedrukt.

Gebruik kennis van de medewerkers

In de pauze bespraken we met een aantal MT leden de voortgang. Een van hen kon z’n verwondering niet onderdrukken en deelde dat hij zeer positief verrast was door de ideeën uit de groep. “Ik dacht dat we de hele strategie toch wel goed in de smiezen hadden, maar er zijn veel goeie ideeën en inzichten bijgekomen”. Er werd geconcludeerd dat het eigenlijk vanzelfsprekend is dat medewerkers inhoudelijk betrokken worden bij de transitie. Tenslotte is alle kennis van de organisatie gebundeld in de hoofden van hen die daar -soms velen jaren- werken en leren.


Ook als medewerker ben je verantwoordelijk

“Uit het verleden heb ik geleerd om tijdens een aangekondigde verandering mezelf in te graven en te wachten tot de ‘verander-bui’ van de directie weer overwaait”, biechtte een van de medewerkers op. Een ander voegde daaraan toe; “En we worden toch nooit betrokken en op de hoogte gehouden van wat er gebeurt”. Dit riep een bevlogen discussie op. Iedereen was het met elkaar eens dat je als medewerker van een organisatie ook een eigen verantwoordelijkheid hebt om jezelf te informeren, je de situatie van de organisatie eigen te maken, mee te denken en mee te doen. “Verandering is de enige constante, dus maak verandering ook onderdeel van de waan van de dag!”

Uiteindelijk wil ieder mens gezien worden en een positieve bijdrage leveren. En zo zagen wij die dag twee van de grootste criticasters (die door het gehele MT werden gevreesd : ) transformeren in de grootste ambassadeurs van de transitie, juist omdat ze zich gehoord voelden en begrepen dat hun inbreng als waardevol werd gezien.

Met visuele groet,

Jeroen