Workshop tool: 'De visuele template'

Visual_template_1.jpg
 

Binnen de organisatie liep al enige tijd een verander-programma met nieuwe, frisse kernwaardes en herschreven ambitie. Maar de ‘waan van de dag’ had duidelijk de overhand. De kernwaardes en de ambitie vonden niet hun weg naar ‘de werkvloer’. 

Daarom werden er een x-tal grote medewerkers bijeenkomsten gepland, en Jam werd gevraagd om de sessies grafisch te faciliteren. In de voorbereiding van de sessies kon ik het verander-team enthousiast maken voor een echte ‘doe’-workshop. Want van zenden alleen krijg je geen volgers. Het was essentieel om te achterhalen hoe medewerkers dachten over de nieuw ingeslagen weg.

“Van zenden alleen krijg je geen volgers.”

Iedere medewerker zou zijn/haar eigen verander verhaal vorm gaan geven en dit delen in kleine groepjes. Vervolgens zou elk groepje uit alle presentaties een teamverhaal destilleren. Deze verhalen zou het verander-team de inzichten moeten verschaffen om hun strategie van ‘mensen betrekken’ mee vorm te geven.

Wij geloven dat in een co-creatie sessie teams nooit groter moeten zijn dan 5 man/vrouw. Dit geeft voldoende ruimte voor iedere deelnemer om een bijdrage te leveren. Dit betekende dat er 12 teams gevormd zouden worden, die wij met 2 facilitatoren en 1 stagiaire niet de aandacht konden bieden die de teams nodig hadden.

Daarom besloten wij de teams self sufficiënt te maken met een toolkit, vol met visuele middelen die voldoende houvast zouden geven om tot een mooi resultaat te komen.

Een van de meest krachtige tools uit de kit is de ‘visuele template’. Een template is een vel papier met ingekaderde vragen. Het is zeer waardevol deze visueel te maken. Het plaatst de vragen in een context zodat ze beter begrepen worden. Een visuele template daagt ook altijd de degene die hem invult uit om te gaan tekenen, of op een andere manier beeld te gebruiken. Dit leidt altijd tot verrassende ‘antwoorden’ en maakt het ook luchtiger. Humor is in workshops nou eenmaal een cruciale factor voor succes.

 
 
Visual_template2.jpg
 
 

In deze beschreven case kregen de deelnemers een eigen visuele template om in te vullen. Met vragen als “waar sta je nu?”, “waar loop je tegenaan?” en “ wat heb je nodig?”.  Een aantal vragen moesten getekend beantwoord worden. Deze templates werden binnen de groepen gepresenteerd, en daarna werd er gezocht naar de overlap en belangrijkste terugkerende thema’s.

De individuele templates dienden als input voor de groepstemplat. Hierop werd de organisatie geschetst van ‘5 jaar later’. De opdracht was om ‘terug te kijken’ naar wat er gebeurd was en waar de succesfactoren van verandering zaten.

De 12 teams pitchten hun presentaties in 2 minuten. Sommigen hadden behoorlijk uitgepakt met zelfgemaakte tekeningen en veel kleur. 

De groep borrelde van energie na de sessie. Zelf aan de slag gaan geeft nou eenmaal meer energie. En energie is wat elke verandering kan gebruiken.

“Zelf aan de slag gaan creëert meer energie.”

Wil jij wel eens een keer proberen hoe het is om met visuele templates aan de slag te gaan, download dan van de tools-pagina de templates uit deze case. Je kan ze gewoon printen of laat je inspireren om je eigen versie te maken..... Veel plezier.

Met visuele groet,
Jeroen